공인중개사 확인 설명 의무 전화 안내를 기록으로 남겨야 하는 이유

대상 독자 개업 공인중개사 · 중개보조원 · 중개사무소 실장

전화로 나눈 설명은 통화가 끝나는 순간 사라지지만, 법이 요구하는 설명 책임은 계약서 도장이 찍힌 뒤에도 남습니다. 구두로 고지한 하자와 권리관계 내역을 서면과 기록으로 묶어두지 않으면 향후 법적 책임을 홀로 떠안게 됩니다. 법령은 2026년 10월 7일 확인 기준입니다.

"분명히 전화로 말씀드렸잖아요"가 통하지 않는 분쟁

다음은 중개 실무에서 흔히 벌어지는 가상의 분쟁 상황입니다.

"소장님, 지난주 잔금 치르고 도배하려고 뜯어보니 안방 천장에 누수 흔적이 그대로 있어요. 이런 중대한 하자를 왜 계약 전에 한 번도 말씀 안 해주셨습니까?"

"매수인님, 첫 현장 가기 전날 오후 4시경에 전화로 작년 여름 배관 누수 수리 이력이 있었다고 분명히 안내해 드렸는데요."

"저는 그런 이야기 들은 적 없습니다. 확인·설명서에도 시설물 결함 없음으로 체크되어 있지 않습니까?"

중개사는 의뢰인에게 사전 설명을 마쳤다고 기억하지만, 상대방은 들은 적이 없다고 맞섭니다. 수화기 너머로 오간 대화는 녹취나 기록이 없으면 허공으로 흩어집니다.

서명날인이 끝난 확인·설명서에 해당 내용이 빠져 있다면, 중개사는 성실하게 설명했다는 사실 자체를 입증하지 못해 손해배상이나 행정처분의 위험에 놓입니다.

공인중개사법 제25조가 요구하는 설명의 무게

공인중개사법 제25조 제1항은 개업공인중개사가 중개대상물의 상태, 입지, 권리관계 등을 의뢰인에게 성실하고 정확하게 설명하고 토지대장이나 등기사항증명서 같은 근거자료를 제시해야 한다고 규정합니다.

단순히 물건의 장단점을 소개하는 수준에 그치지 않고, 취득 의뢰인이 위험을 판단할 수 있도록 객관적 상태를 확인해 전달할 법적 의무를 부여한 조항입니다.

동조 제3항과 시행령 제21조 제3항은 한 걸음 더 나아갑니다. 중개가 완성되어 계약서를 작성할 때 확인·설명 사항을 서면으로 작성하여 거래당사자에게 발급하고, 그 사본을 3년간 보존하도록 정하고 있습니다.

법이 서면 교부와 3년 보존을 강제하는 이유는 명확합니다. 시간이 흐른 뒤 벌어지는 책임 공방에서 객관적인 판단 기준을 서면으로 남겨두기 위함입니다. 전화로 나눈 구두 설명 역시 궁극적으로는 이 확인·설명서 서식 안에 안착해야 법적 보호를 받습니다.

통화로 설명한 내용이 별도 기록으로 남아야 하는 이유

현장 안내와 가계약금 입금 사이, 수많은 조건 조율이 유선 통화로 이루어집니다.

수리 비용을 누가 부담할지, 잔금일 전 인테리어 공사 기간을 며칠 줄지, 매도인이 알린 미세 누수를 매수인이 안고 매매가를 깎을지 같은 조건은 통화에서 먼저 결정됩니다.

전화 상담 기록이 중간 징검다리 역할을 해야 하는 이유는 세 가지입니다.

• 서면 누락 방지: 통화에서 들은 하자 사항을 바로 적어두지 않으면 계약 당일 서류 작성 시 특약란이나 시설물 상태란에서 빠뜨리기 쉽습니다.
• 설명 시점의 입증: 계약 당일 처음 고지한 것이 아니라 가계약금 송금 전부터 충분히 인지시키고 조율했음을 증명할 수 있습니다.
• 보조원 상담의 책임 분별: 실장이나 중개보조원이 유선으로 안내한 내용도 일시와 답변 요지를 남겨두어야 사무소 안에서 누가 무엇을 안내했는지 헷갈리지 않습니다.

유선 상담을 서면 근거로 전환하는 실무 방법

전화가 끝난 직후 1~2분이 기록의 정확도를 가릅니다. 현장 방문이나 다른 전화에 밀려 저녁으로 정리를 미루면 금액과 날짜 같은 구체적인 숫자가 왜곡됩니다.

통화 직후에는 통화 일시, 통화 상대방(계약 당사자 본인인지 대리인인지 여부), 합의된 조건 수치를 연락처 메모에 남깁니다.

그리고 계약서 작성 전 아래 표를 기준으로 유선 협의 사항이 서식에 제대로 반영되었는지 대조합니다.

안드로이드 기반 통화 업무 앱 모모콜을 쓰면 통화가 끝난 직후 대화 내용과 협의 사항이 텍스트로 요약되고, 통화 태그와 메모를 붙여 둘 수 있습니다.

이 요약본을 바탕으로 AI 콜백 기능을 활용해 통화 직후 고객에게 협의 요약 문자를 발송해 두면 의뢰인에게도 자연스럽게 확인 절차를 거치게 됩니다.

이렇게 축적된 유선 협의 내용은 확인·설명서 사본과 함께 편철하거나 구글 시트 연동 기능으로 보관해 3년 보존 기간 동안의 분쟁 대비 자료로 활용할 수 있습니다.

자주 묻는 질문

전화로 미리 설명한 하자 내역도 서면에 다시 적어야 하나요?

그렇습니다. 전화로 누수나 결로 이력을 충분히 설명했더라도 중개대상물 확인·설명서 서면에 적지 않고 날인받지 않으면 법적으로 설명을 이행했다는 사실을 증명하기 어렵습니다.

중개대상물 확인·설명서 사본 보존 기간은 어떻게 되나요?

공인중개사법 시행령 제21조 제3항에 따라 개업공인중개사는 확인·설명서 사본을 3년 동안 보존해야 합니다. 단, 공인전자문서센터에 보관된 경우에는 별도로 사본을 보관하지 않아도 됩니다.

전화 직후 고객에게 보낸 요약 문자도 분쟁 소명 자료가 되나요?

통화 일시와 협의한 특약, 하자 고지 내용이 담긴 문자는 구두 설명이 실제로 이루어졌음을 뒷받침하는 보조 증빙 자료로 활용할 수 있습니다.

이 글은 일반적인 안내이며 구체적인 사안은 전문가에게 확인하셔야 합니다.

참고

• 공인중개사법 제25조(중개대상물의 확인·설명), 국가법령정보센터, https://www.law.go.kr, 2026년 10월 7일 확인.
• 공인중개사법 시행령 제21조(중개대상물의 확인·설명), 국가법령정보센터, https://www.law.go.kr, 2026년 10월 7일 확인.